SIPOC

SIPOC

SIPOC is een van de vele tools die gebruikt wordt binnen Lean 6 Sigma, het is vooral een hulpmiddel bij het in kaart brengen van mogelijke procesverbeteringen dat de in- en uitvoer van één of meerdere processen in tabelvorm samenvat. SIPOC is een acroniem dat staat voor Suppliers, Inputs, Proces, Output en Customers (leveranciers, input, proces, output (resultaat) en klanten), die tezamen de kolommen vormen. Het is vaak het eerst veld-onderzoek binnen de DMAIC methodiek om de huidige bestaande processen inzichtelijk te maken binnen het verbeterproject. Daarbij kan ook nog het Kano model toegepast worden, deze tool helpt je te onderzoeken wat de klantbehoefte is aan de hand van de eigenschappen van het product en / of dienstverlening.

Het SIPOC diagram laat dus het proces zien welke opvolgende activiteiten binnen het gehele proces aanwezig zijn en waarbij duidelijk is welke extra waarde wordt toegevoegd aan de Input en vervolgens aan de klant wordt geleverd als Output.

SIPOC in 4 stappen (doelen)

Het uiteindelijke resultaat vloeit uit de volgende 4 stappen te weten;

  1. Bewustwording wie de klant is van het proces
  2. Bepalen van de scope van het project
  3. Overeenstemming van proces-eigenaarschap
  4. Middel om snel te laten zien welk proces wordt verbeterd

SIPOC
SIPOC schematisch weergegeven

Elementen van SIPOC

In het kort hieronder de omschrijvingen van alle elementen van SIPOC;

  • Supplier: Iedereen die input aan het proces levert
  • Input  : Alles wat nodig is om het proces in werking te zetten zoals middelen, materialen, mensen en gegevens
  • Proces  : Geheel van activiteiten die, gebruikmakend van de input, resulteert in eindproductie die significant van waarde is
  • Output  : Het tastbare eindresultaat (product of dienst) van het proces en welke voldoet aan de klantwens en eisen
  • Customer: Een ieder die ontvangt aan het eind van de output van het proces

(Soms wordt ook wel de term COPIS gebruikt, dit staat voor Customer, Output, Process, Input en Supplies. Net andersom dus.)

SIPOC en de Stakeholders

Uit het SIPOC model lijkt het alsof alleen eerstelijnsleveranciers en klanten worden genoemd en dat zou betekenen dat andere stakeholders zoals banken, subsidiegevers of instanties die vergunningen verstrekken niet in het SIPOC model terug te vinden zijn. Dit houdt niet in dat zij als niet als Stakeholders betrokken kunnen worden, het onthouden van hun stem in het geheel gezien binnen SIPOC kan averechts werken. Vergeet ook niet, en vooral, dat het personeel juist aan het eindproduct of op een andere wijzen betrokken worden binnen het samenstellen van SIPOC, zij zijn misschien wel de belangrijkste Stakeholders.


Betrokkenheid vergroten

Het is belangrijk om een SIPOC diagram dan ook met een groep medewerkers op te stellen die breed gekozen is vanuit de organisatie en dus in zekere mate representatief is, dit verhoogd de betrokkenheid bij een breed aantal medewerkers waardoor een ieder de kans heeft om hun input aan het proces te leveren. Je kan eventueel ook denken aan medewerkers die vanuit een Peergroep gekozen zijn die representatief staan voor een bepaalde afdeling. Naast eigen inzichten kunnen zij dan ook hun (eigen) rol binnen het proces bepalen met de gedachte vanuit de afdeling waar zij representatief staan.

Een SIPOC model creëert ook begrip wederzijds en er ontstaat een beter en een gezamenlijk beeld van het eigenlijke proces, waardoor er een hoge mate van betrokkenheid leidt. Het model geeft iedereen een goed beeld van het totale proces hoe en door wat/wie het in gang heeft gezet.

Voorbeeld van een SIPOC

Het maakt niets uit wat je gebruikt om een SIPOC te maken, je kan zoals hieronder Excel gebruiken of gewoon pen en papier, soms wordt er zelf een Power Point presentatie gebruikt of Word. Het gaat uiteindelijk om wat je onderzocht hebt volgens het SIPOC model en dit visueel duidelijk maakt voor jezelf of voor anderen… (op deze link vindt je meerdere tools toegepast in Excel)

SIPOC en 4 goede redenen om te gebruiken

  1. Een SIPOC maakt het proces visueel. En dat geeft een toegevoegde waarde voor alle Stakeholders, hoe simpel ook het ook mag lijken. Het geeft je handvatten voor het gesprek en dat zorgt voor begeleidde discussie over het proces.
  2. Het creëert een begrip van je proces waarover het gaat. Door Teamwork ben je met elkaar in gesprek om te werken aan goed beeld van het proces.
  3. Voor de Define fase geeft dit een duidelijk beeld van de aanleiding of de opdracht waar aan gewerkt wordt. Het voorkomt onduidelijkheid in een latere fases van het project. Onduidelijkheid werkt verlammend en moet voorkomen worden.
  4. De inzicht op de klant en de overige stakeholders is belangrijk. Het negeren van welke stakeholders dan ook doet de de relatie niet ten goede en kost energie om te herstellen.

SIPOC Definities

  • Suppliers (Leveranciers): Individuele, afdelingen of organisaties (stakeholders) die een processtap voorzien van materialen, informatie of resources.
  • Inputs: De materialen, informatie of resources die door leveranciers worden aangeleverd en die door een processtap op een manier worden gebruikt of verbruikt.
  • Proces: Een proces is een serie van opeenvolgende stappen die ervoor zorgen dat de input wordt omgezet naar de gewenste output. (het eindproduct of dienst).
  • Outputs: De product of dienst wat het eindresultaat is van het proces.
  • Customers (klanten): Individuele afdelingen of organisaties (stakeholders) die de output van een proces ontvangen. (product of dienst e.g.).
  • Input Metric: Metric die gebruikt wordt voor het berekenen van de Kwaliteit, Tijd en Kosten m.b.t. de inputs.
  • Process Metric: Metric die gebruikt wordt voor het berekenen van de Kwaliteit, Tijd, en Kosten m.b.t. het proces.
  • Output Metric: Metric die gebruikt wordt voor het berekenen van de Kwaliteit, tijd en Kosten m.b.t. de output.
  • Critical to Quality (CTQ’s): Critical to Quality zijn gekwantificeerde parameters die zijn afgeleid van klant requirements en die kritisch zijn m.b.t. de kwaliteit van de output van een proces (product of dienst).

Een goed gedefinieerde CTQ is feitelijk een kwantitatieve business specificatie (omschrijving) waarop actie ondernomen moet worden om de kwaliteit te verbeteren en eventueel verder te borgen binnen het (deel) proces.