Lean

Lean is eerst ‘schrappen’, en dan pas opknappen. Door de tools van Lean samen te laten gaan met ‘6 Sigma‘ krijg je synergie voor het verbeteren van processen in het algemeen. Beide methodieken zijn verschillend, maar het doel is eenduidig: Het verbeteren van processen. Kort gezegd kan het verschil tussen Lean (Management) en 6 Sigma als volgt worden uitgelegd;

Lean
Lean principes
  • Lean Management legt de nadruk op het schrappen van verspillingen en het inrichten van een logische waardeketen.
  • 6 Sigma is gericht op het verbeteren van de procesprestatie en het verkleinen van spreiding in het proces.

Lean en Six Sigma vullen elkaar perfect aan doordat de vele tools uit beide disciplines elkaar aanvullen, ondersteunen en onderling gebruikt kunnen worden.

Lean 5 hoofdprincipes

Er zijn wel 5 hoofdprincipes binnen Lean ook wel Lean Thinking genoemd. Het is een manier van denken die als basis gebruikt worden van diverse verbeteractiviteiten binnen de Lean-aanpak. Lean Thinking bestaat uit grofweg vijf basis principes:

  1. Value
  2. Value Stream
  3. Flow
  4. Pull
  5. Perfection

Value

Specificeer de toegevoegde waarde vanuit de klant. Wat de klant wilt is de eerste stap bij elk verbeterproces. De wens (behoefte) van de klant is uiteindelijk het uitgangspunt of een processtap waarde toevoegt of niet. Specificeer de toegevoegde waarde voor je klant. Deze eerste stap van Lean Management ga je concreet de toegevoegde waarde vanuit het perspectief van de klant definiëren. Vanuit 6 Sigma wordt er een sheet gebruikt als basis om te Operationaliseren. Deze kan ook binnen Lean als leidraad gebruikt worden

Veel organisaties specificeren de klantwensen niet. Laat staan dat ze daarop sturen. En als ze die wel concreet maken dan hebben ze het hun klanten meestal niet gevraagd. Overigens worden ook interne klanten als klanten aangemerkt. Denk even aan een intern proces als incident management. 

Value stream

Identificeer de waardestroom; Het in kaart brengen van het proces met behulp van Value Stream Mapping (VSM). Een VSM geeft inzichtelijk weer welke processtappen waarde toevoegen en welke niet. Elimineer eventueel die stappen die geen waarde toevoegen (‘verspilling’). Hier ga je alle activiteiten opsommen die je moet doen om het product of de dienst te leveren.

Het proces “Plaatsen order” omvat bijvoorbeeld de activiteiten:

  • ontvangst order
  • verwerken order in het systeem
  • controleren beschikbaarheid
  • bevestigen van de order aan de klant

Flow

Creëer flow; laat de stappen elkaar kort opvolgen in een vloeiende beweging richting klant (voorkom stilstand!). Verwijder alle overbodige activiteiten en streeft naar (net) snellere doorlooptijden, lagere kosten en een hogere kwaliteit. Alle activiteiten die niet direct bijdragen aan de toegevoegde waarde voor de klant haal je uit het proces. Wat overblijft richt je opnieuw in.

Zo kan jouw product of de dienst ‘vooral vrijer en sneller stromen’ richting je klant. Minder obstakels, geen tijdverlies en met de gespecificeerde kwaliteit. Werk met een multidisciplinair team dat de ‘overbodige’ en ‘vertragende’ activiteiten gaat zoeken. Zo voorkom je halve oplossingen en werk je aan een cultuur van samen Continu verbeteren binnen Lean Thinking. 

Pull

Produceer vraaggestuurd; laat de orders van de klant fungeren als ‘pull-signaal’. Je zet de klant aan het stuur. Met Lean Management zorg je ook voor ‘Just in Time’: de klant haalt de ‘trigger’ over. En zo start jouw bedrijfsproces met Lean. Zodra je de ‘trigger’ is opgemerkt, ga je de eerste activiteit uitvoeren: het verwerken van de order. Dat haalt de weer de ‘trigger’ voor de tweede activiteit over: controleren beschikbaarheid.

En zo ga je door voor al je activiteiten. Daarmee begint pas het werken als het nodig is. Traditioneel voeren wij vaak taken in bulk uit omdat we denken dat het efficiënter is. De praktijk is vaak anders. De bulk verminderen we juist ten gunste van ‘one piece flow’. 

Perfection

In deze laatste stap zoeken wij naar mogelijke perfectie binnen het proces, je herhaalt de de eerste 4 stappen totdat perfectie is bereikt: een voortgangsproces dat waarde oplevert voor de klant en geen verspillingen meer bevatten. Binnen Lean gebruiken wij hiervoor de PDCA cyclus. De gewenste veranderingen in de eerste vier stappen voer je werkelijk door in het proces. Je borgt de resultaten met standaarden en elke dag maak je kleine stapjes, soms een paar grote, en dat jarenlang vol te houden om tot verbeteringen te komen.

Perfectie zullen we natuurlijk nooit bereiken door alleen grote stappen te maken vanuit een project bijvoorbeeld. Het gaat hier om de mindset van het Continue verbeteren en dit op de lange termijn vast te houden.

6 Sigma heeft een startpunt: DMAIC

6 Sigma heeft vele statistische tools, maar de basis van het Continue Verbeteren begint bij DMAIC. Omdat uitleg in het kort nog te veel is verwijzen we je naar eerdere genoemde links. In ieder geval voor een uitgebreide uitleg volg dan deze pagina.