Gemba

Gemba is het Japanse woord voor werkvloer, maar de diepere betekenis is ‘daar waar het echte werk wordt uitgevoerd’. Soms zien we in organisaties dat er weinig of matig respect is voor de werkvloer, de Gemba. Als er dan problemen zijn, is dat meestal ook op de werkvloer zichtbaar.

Het is dan ook dé plek waar het gebeurt: daar wordt waarde toegevoegd tijdens de productie, zodat de organisatie bestaansrecht heeft. Respect voor de mensen die het ‘echte werk’ uitvoeren is van groot belang binnen de Lean-filosofie.

Gemba en de 5 basiselementen

Bij elke Gemba Walk wordt met het hele team bekeken welk onderwerp of proces behandeld moet worden. De essentie is dat iedereen observeert, vragen stelt, en leert de verspillingen en verbetermogelijkheden in het proces te herkennen. Je kijkt, vraagt waarom, en door gezamenlijk te praten toon je respect voor de mensen binnen je organisatie. Deze directe communicatie op de werkvloer met medewerkers helpt om samen oplossingen te bedenken voor bestaande vraagstukken.

1. Gemba: dat is de werkvloer

Deze activiteit is gericht op, en werkt vanaf, de werkplek zelf. Observeer de processen. Geef aandacht aan kwaliteit, veiligheid en geleverde diensten, met oog voor kosten en tijd – maar ook aan verstoringen en verspillingen, die vaak wijzen op verborgen Waste waarnaar gezocht kan worden.

2. Identificeer en registreer een potentiële verbetering

In de Lean-filosofie is er altijd wel een verbetering mogelijk – er valt altijd iets te verbeteren. Het is belangrijk dat je afwijkende situaties herkent, of leert herkennen. Zowel kleine als grote verbeteringen zijn potentieel onderdeel van het verbeterproces.

3. Toon betrokkenheid

Laat betrokkenheid ook zien aan medewerkers, zodat zij zich gehoord en betrokken voelen, en meer verantwoordelijkheid dragen en uitdragen. Een team wordt niet gevormd door het management alleen, maar door alle medewerkers – en dat is essentieel. Als leidinggevende heb je een faciliterende rol, in plaats van een controlerende of voorschrijvende rol.

4. Ontwikkel continu

Laat medewerkers verspillingen of afwijkende situaties het liefst zelfstandig identificeren, en geef hen naast verantwoordelijkheid ook – waar nodig, en goed geborgd – de bevoegdheid om deze situaties op te lossen. Een ‘Just do it’-mentaliteit is hierbij van toepassing. Pak kleine problemen direct aan, en werk deze zichtbaar en systematisch af. Verantwoordelijkheid gaat nooit zonder bevoegdheid!

5. Ondersteun in verantwoordelijkheden

Management faciliteert het personeel, zodat men zo zelfstandig mogelijk kan werken binnen de afgesproken taken en verantwoordelijkheden. Het is wenselijk dat medewerkers hun eigen problemen zelf oplossen; als leidinggevende ondersteun je hen vervolgens bij de zaken die zij niet zelf voor elkaar krijgen.

“Van een afstand naar een probleem kijken, kan de oplossing juist dichterbij brengen.” – Pablo Mendes de León

Kaizen en de Gemba

Kaizen betekent letterlijk ‘verbeteren, veranderen ten goede’. De Kaizen-techniek is gericht op continu verbeteren op de werkvloer (de Gemba). Door mensen te betrekken die dicht bij het echte werk staan, benut je optimaal de kennis en vaardigheden die aanwezig zijn. Kaizen gaat ook over het ‘kritisch maken van mensen’ ten opzichte van het eigen werk, en vooral over het prikkelen om voortdurend na te denken over verbeteringen.

De Kaizen-aanpak kan geïntegreerd worden in een ‘dagstart’ of ‘keek-op-de-weeksessie’. Dit zijn momenten waarop het team (vanuit de Gemba) en het management samenkomen, en waarop gesproken wordt over thema’s als actuele kwaliteit, klantwaarde en verspillingen. Ook worden afspraken gemaakt over verbeteringen, en taken verdeeld via het Kanban-bord – tegenwoordig vaak een webbased Kanban-bord zoals Jira. Zo geeft Kaizen een pragmatische en structurele invulling aan Continuous Improvement.

Gemba en de Lean-filosofie

Het management heeft binnen de Lean-filosofie een ondersteunende rol: het faciliteren van wat de mensen op de Gemba in hun werk kunnen verbeteren (Kaizen). Vanuit Lean wordt de organisatiepiramide vaak omgedraaid: de Gemba komt bovenaan te staan, en de management- en stafonderdelen ondersteunen de organisatie van daaruit.

Een goed voorbeeld van Gemba: als je vanuit managementperspectief neerkijkt op de werkvloer, lijken werknemers, machines en gereedschappen klein. Maar sta je zelf op de werkvloer (de Gemba), dan is het perspectief ineens heel anders.

Gemba versus Management on the Floor

Binnen het Angelsaksische managementdenken wordt Gemba soms vergeleken met ‘Management on the Floor’. Het verschil is dat dit laatste type denken meer uitgaat van hoe mensen gecontroleerd en bijgestuurd moeten worden vanuit het management. Lean is juist het tegenovergestelde: het betrekken van werknemers ‘on the floor’ – de Gemba – is het uitgangspunt om de organisatie te verbeteren, zonder de werknemer op de vloer te willen controleren.

Gemba Walks: 6 stappen

In grote lijnen is de Gemba Walk in te delen in 6 globale stappen:

Identificeer het proces
Creëer een gedetailleerde procesmap
Identificeer de stakeholders van het proces
Identificeer wie je moet raadplegen betreffende het proces
Plan de Gemba Walks in met de stakeholders, en vraag hen om uitleg over het proces
Maak een kort en bondig rapport, en deel dit met alle stakeholders

Een tiental vragen tijdens de Gemba Walk

Elke afdeling of onderneming is anders, maar tijdens de Gemba Walk zijn er ook algemene vragen die gesteld kunnen worden. Hieronder een tiental open vragen om je op weg te helpen:

Waar ben je nu mee bezig?
Is er voor deze taak een proces aanwezig?
Zijn er uitdagingen in deze taak aanwezig?
Is deze uitdaging duidelijk herkenbaar?
Wat kun je zelf repareren?
Wat kun je zelf niet repareren?
Bij wie kun je je probleem (storing) bespreekbaar maken?
Zijn er visuele tekens zichtbaar (Visual Management)?
En zo ja, is dit duidelijk en doelmatig?
Zo niet, moet dit dan gebeuren?

Go see, ask why, show respect

Voormalig Toyota-topman Fujio Cho is de bedenker van het bekende Lean-mantra: “Go see, ask why, show respect”. Dit zijn de 3 pijlers waarop deze mantra gebaseerd is:

Go see – leiders zijn aanwezig op de werkvloer (de enige plek waar waarde wordt gecreëerd voor de klant) en doorlopen fysiek de waardeketen (Gemba Walk)
Ask why – goede leiders zijn beter in het stellen van vragen dan in het geven van antwoorden
Show respect – geef mensen de verantwoordelijkheid en het mandaat om problemen zelf op te lossen. De kennis zit bij de mensen, en de oplossingen dus ook.

Meer weten over de herkomst van het begrip? Bekijk de Wikipedia-pagina over Gemba. Wil je verder lezen over verbeteren met vragen? Bekijk ook de 5x Why-techniek.