5x Why vraag techniek

De 5x Why vraag techniek is een simpele en zeer effectieve manier om grondoorzaken te achterhalen en leidt tot een structureel oplossing. Door minimaal 5 vragen te stellen komt men eerder tot de kern van het probleem en wordt veelal gebruikt tijdens een RCA (Root Cause Analysis, zie onderaan in dit artikel). 

Verwar de 5x Why niet met de techniek van 5 W’s en de H vraag, ook wel 5W1H genoemd. Alhoewel beide technieken elkaar goed kunnen aanvullen is de 5x Why meer het doorvragen totdat de werkelijke probleem naar voren komt. Daar integen is de 5W1H techniek meer een template om op pragmatisch volgorde vragen te stellen. Beide hebben het doel om het probleem naar boven te krijgen

Er zijn ook valkuilen van deze vraag-techniek; 

  • Mensen kunnen zich aangevallen (confronterend) voelen door de ‘waarom-vraag’
  • Antwoorden worden aannames
  • Te veel vragen is soms niet nodig, soms kan minder vragen stellen voldoende zijn

De 5x Why vraag-techniek is uitermate geschikt om grondoorzaken te kunnen achterhalen. Stel zo vaak als mogelijk de ‘waarom’ vraag, zolang de antwoorden leiden naar een uiteindelijke oplossing. Vervolgens kan je over gaan tot het zoeken naar de oplossing en het eventueel implementeren daarvan.

Robert Kiyosaki

A question opens the mind, a statement closes the mind

De 5x Why waarom vraag is ook een typische Lean wijze om achter de werkelijke oorzaak van een probleem te komen. Maar voor diegene de antwoord moet geven op de 5x waarom vraag kan dat soms behoorlijk irritant zijn en kan men zich daartegen gaan verzetten, dit is niet iets wat je als Lean expert wilt. Maar als je echter begrip kweekt en uitleg geeft kan je door blijven vragen waarom iets (zo) is dan dient zich de oorzaak van het probleem zich als het ware aan. 

De 5x Why in combinatie Ishikawa en de 6M methode

De 5x Why Waarom -vraag kan zeer goed gebruikt worden met de Ishikawa diagram en de 6M methode, dit geeft dan gelijk visueel weer binnen welke groep het probleem speelt of spelen.

Deze aanpak, het doorvragen naar de werkelijke oorzaak komt goed van toepassing in het DMAIC model, in de Analyse fase, vooral als er weinig of geen goede data-set beschikbaar is kan deze vraag-techniek misschien toch nog antwoorden naar boven halen.

5x Why vraag
Ishikawa of Fishbone

Taiichi Ohno

People who can’t understand numbers are of limited use. The Gemba where numbers are invisible is bad. However the people who only look for numbers are the worst of all.

Zie hier een voorbeeld hoe je met ‘vijf keer waarom’ vraag achter de echte oorzaak kan komen;

5x Why vraag
5x Why vraag diagram
  1. Waarom stopte de robot? Hij was overbelast waardoor een zekering sprong.
  2. Waarom was er overbelasting? De draaipunten waren niet goed gesmeerd, dus die blokkeerden.
  3. Waarom was de smering onvoldoende? Omdat de oliepomp op de robot niet genoeg olie rond-pompte.
  4. Waarom pompte de oliepomp niet goed? Omdat de invoeropening werd geblokkeerd door metaaldeeltjes.
  5. Waarom zaten daar metaaldeeltjes? Omdat er geen oliefilter op de pomp zit.

De Root Cause Analysis (RCA)

5x Why vraag

De RCA is niets anders dan het oplossen van een probleem. Het uitgangspunt is “wat is het resultaat en waarom is dit niet goed of verkeerd?”. Als dit duidelijk is zoekt men stap voor stap in tegengestelde richting van het proces naar de oorzaak. De Root Cause. Dus systematisch op zoek gaan naar de achterliggende oorzaken van een probleem, lijkt haast een paradigma verschuiving te zijn.  In het kort onderstaande richtlijnen van het gebruik van de RCA methode;

Hieronder in 6 stappen beschreven hoe een RCA te starten

1: Omschrijf het probleem, wat is waargenomen en wat zijn dan deze specifieke symptomen.

2: Verzamel alle gegevens van het bewijs dat het probleem bestaat. Leg deze systematisch vast in een overzichtelijk document. Denk in termen van;

  • Wie heeft of hebben heeft het probleem geconstateerd?
  • Hoelang doet het probleem zich al voor? Uren, dagen weken of maanden?
  • Maak een impact analyse met de frequentie van het probleem, maak desnoods een impact analyse
  • Wat is het risico van niet oplossen?

3: Zoek naar mogelijke oorzaken voor het probleem en breng dit inzichtelijk in kaart. Maak een ” If Then analyse”, zo in nodig meerdere scenario’s van de probleemstelling. Het gaat in deze fase echt om het te begrijpen van het probleem, zoek in het proces!

4: Bepaal de root cause van het probleem en neem stelling, wat zijn oorzaken die dit probleem is veroorzaken. Zijn er verbanden en zo ja breng dit in kaart en onderbouw dit met bewijsstukken.

5: Bespreek de oplossing of maatregel om ter voorkoming. Hoe moet een oplossing worden geïmplementeerd wie of welke personen gaan dit uitvoeren. Denk ook aan de Kosten en Baten analyse, interne en externe risico’s van de oplossingen.

6: Rapporteer altijd in een Eindrapport, presenteer de conclusies en geef aanbevelingen aangevuld met de bewijsstukken.