Voor het ontwikkelen en benutten van de kwaliteiten van medewerkers is vanuit de Lean-filosofie een handig tool beschikbaar genaamd de skillsmatrix.
De waarde van de skillsmatrix
De skillsmatrix is een opsomming van de mensen in een team of afdeling en die zijn gekoppeld met de processen en activiteiten die plaatsvinden binnen dat team of afdeling. En dan is per medewerker en per proces/activiteit aangegeven in welke mate hij/zij dat proces/activiteit beheerst. En hieruit vloeit voort waar het noodzakelijk is om te ontwikkelen. Skillsmatrix werden al lang geleden gemaakt, zelfs een voorgedrukte exemplaar heb ik kunnen vinden, maat zelf een maken kan tegenwoordig vooral met Excel. Kleurrijk of zwart-wit, zolang het maar duidelijk is wat je wilt meten en met welke blik je in de toekomst kijkt voor het Continue Verbeteren van de kwaliteiten van kennis en vaardigheden van de medewerkers binnen je organisatie.
Dit is niet alleen overzichtelijk voor het Management of bedrijfsleiding, je ziet wie op welk vlak zich verder (minimaal) zich verder moeten ontwikkelen, maar de medewerkers zelf kunnen ook het initiatief kunnen nemen om kennis en vaardigheden waar men tekort in schiet zelf te verbeteren, eventueel zich kan laten begeleiden door collega’s om zichzelf te verbeteren.
Een zelfsturende organisatie komt hier mee in zicht om die skills te ontwikkelen die op dat moment nodig is. De Skillsmatrix kan ook gebruikt worden als een meet-instrument, een KPI bijvoorbeeld of dit mee genomen worden bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse beoordeling. Kortom, de Skillsmatrix biedt niet alleen inzicht, maar ook een overzicht van de huidige situatie maar geeft je ook de welbekende ‘stip’ op de horizon aan waar je als organisatie naar toe wilt met de ontwikkeling van alle medewerkers inclusief het Management.
In het kort, wat levert de skillsmatrix op?
- medewerkers zien wie welke vaardigheden beschikt en dat stimuleert eigen ontwikkeling
- een visueel duidelijk overzicht dat eenvoudig te communiceren is
- snel te identificeren welke vaardigheden ontwikkeld moeten worden
- een hulpmiddel voor het planning van een adequate bezetting tijdens de vakantie of ziekte
- het zorgt voor aansluiting bij de vraag van de klant
De basis om hiermee aan de slag te gaan is de wens om mensen te ontwikkelen. De wijze waarop daar invulling aan gegeven kan worden is beschreven in het boek Toyota Kata.
De skillsmatrix is een dynamisch document want teamleden ontwikkelen zich en soms komen en gaan teamleden. Maar ook als er nieuwe eisen aan een proces worden gesteld zullen de huidige vaardigheden opnieuw bekeken moeten worden en eventueel zal de waardering (van 1 of meerder medewerkers) bijgesteld moeten worden. En dat laatste zal tot ontwikkeling moeten leiden.
Als laatste opmerking is dat met een ‘up to date’ Skillsmatrix je deze binnen een KANBAN board kan toevoegen, je ziet gelijk in een oogopslag welke medewerkers in staan zijn om een bepaalde verbetering te kunnen doorvoeren. Dit, visueel en doeltreffend in de gezamenlijke aanpak van Continue Verbeteren.
Doel binnen Lean is o.a. om een proces stabiel te maken zodat er conform afspraak wordt geproduceerd of geleverd. De eerste stap is conform het huidige doel te presteren om vervolgens boven norm te leveren en dan kan een nieuw doel gesteld worden en behaald worden. Schematisch ziet dat er zo uit.