De DMAIC-methodiek
De DMAIC-methode is een methodiek die procesmatig, met een 5-fasenmodel, van een probleemstelling tot aan het volledig in control zijn van het proces verbeteringen doorvoert. Elk van deze 5 fases heeft zijn eigen tools om stap voor stap, binnen het kaderdenken, van de eerste tot de laatste fase te komen.
DMAIC-model in 5 stappen
Het is dus een projectmatige aanpak van onderzoek en het beschrijven van een probleem, waarbij de oorzaken en oplossingen nog niet bekend zijn. Een DMAIC-project kent om die reden een duidelijk begin en einde; alles daartussen is het eigenlijke model. Pragmatisch en stap voor stap wordt het probleem omschreven, gemeten, geanalyseerd, verbeterd, en uiteindelijk onder controle gebracht, zodat het initiële probleem niet meer terugkeert.
Uiteraard staat de klant centraal binnen een DMAIC-project. Omdat de klantwens aan verandering onderhevig is, volgen verschillende DMAIC-projecten elkaar op – veranderende klantwensen leiden tot nieuwe uitdagingen – en wordt zo een continue verbetercultuur gecreëerd.
De 5 stappen uitgelegd
- Define – Wat is het probleem? Wat is het proces? Wie is de klant?
- Measure – Kan ik het probleem met data verklaren?
- Analyse – Wat is het echte probleem? Wat is de oorzaak van het probleem?
- Improve – De verbeteringen van het proces!
- Control – Hebben we het proces zo verbeterd dat er tijd en geld bespaard is? En vooral: zijn we nu in control van het gehele proces?
Aansluiting bij de bedrijfsstrategie
Een 6 Sigma-project dat start met een DMAIC-traject moet ook aansluiting hebben bij het bedrijf en zijn strategie. Enkele punten die daarbij van belang kunnen zijn:
- Projecten die significant de kwaliteit en klanttevredenheid verhogen, wat resulteert in lagere kosten en hogere opbrengsten (significantie)
- In lijn met de bedrijfsstrategie en -doelstellingen (relevantie)
- Er is nu een probleem
- De oplossing is nog niet bekend
“If you define the problem correctly, you almost have the solution.” – Steve Jobs
De projectbaten
De baten van een DMAIC-project relateren aan verhoogde klanttevredenheid, lagere kosten of verhoogde kwaliteit:
| Verhoogde klanttevredenheid | Lagere kosten en verhoogde kwaliteit |
|---|---|
| Geen fouten | Efficiëntie, minder doorlooptijden en verspillingen |
| Op tijd leveren: kortere doorlooptijden | Kostenreductie (lagere uitgaven) |
| Uitstekende producten en dienstverlening | Verbeterde cashflow door minder voorraad en minder uitstaande facturen |
| Start met klantwens, -eisen en specificaties; levert meer winst en marktaandeel op | Selectiever met kapitaal, risicoreductie, selectievere investeringen |
De Werkelijke Wereld versus de Statistische Wereld
In de fasen van DMAIC worden ook wel twee ‘werelden’ onderscheiden: de ‘Werkelijke Wereld’ en de ‘Statistische Wereld’. Dit onderscheid geeft een goed startpunt om je DMAIC-project in blokken te verdelen: elk blok kan pragmatisch uitgevoerd worden, waardoor overzichtelijk blijft waar je nu mee bezig bent en wat het volgende blok activiteiten is.
| De Werkelijke Wereld | Scheidslijn tussen de 2 werelden | De Statistische Wereld |
|---|---|---|
| Define & Control | Measure & Improve | Analyse |
Hoeveel tijd kost een DMAIC-project?
De tijd die nodig is voor een project kan verschillen. Als leidraad geldt dat een DMAIC-project niet langer dan ongeveer 3 maanden zou moeten duren – langer is niet wenselijk, om te voorkomen dat medewerkers geen einde in zicht zien en willen afhaken. Het is dan ook beter om een groot verbeterproject te splitsen in 2 of meerdere kleinere DMAIC-projecten.
Zo komt de continuïteit van verbeteren meer naar voren binnen de organisatie, en zijn meerdere medewerkers tegelijk bezig met een of meerdere projecten. Het is voor een organisatie ook beter om meerdere DMAIC-projecten op eenduidige wijze te presenteren – dat laat goed zien dat projecten via één model (kaderdenken) worden opgepakt, en houdt de communicatie eenduidig.
Een grove uitsplitsing per DMAIC-fase:
| Fase | Tijdsspanne |
|---|---|
| Define | 1,5 maand |
| Measure | 1 maand |
| Analyse | 0,5 maand |
| Improve | afhankelijk van de mogelijke oplossingen |
| Control | afhankelijk van de oplossingen en het gewenste niveau van documentatie |
Kortom: verbeteren binnen 6 Sigma start nooit zonder het DMAIC-principe. Gebruik deze methodiek en maak het je eigen, zodat je het onbewust dagelijks toepast binnen elk 6 Sigma-project.
De kracht van het DMAIC-model
Het model gaat uit van kaderdenken binnen een productgroep, klantgroep of servicedienst – dit geldt voor zowel profit- als non-profitorganisaties. De kracht van het model ligt in het verbeteren en optimaliseren van de grondoorzaken (root causes) van problemen in een proces. Bij de stappen in het DMAIC-model mag geen sprake zijn van overlapping.
Meer weten over 6 Sigma, waar DMAIC onderdeel van uitmaakt? Bekijk de geschiedenis van 6 Sigma of de Wikipedia-pagina over Six Sigma.