Project Charter

Project charter

Project charters kunnen omschreven worden als een contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het is een communicatiedocument dat de sponsor ( de Champion) en de projectleider bij aanvang overeenkomen hoe het project behandeld moet worden. Deze Project Charter met alle relevante info over het project dient als referentie document gebruikt te worden gedurende het gehele project. Eigenlijk is een afgetekend Project Charter letterlijk een goedgekeurde DMAIC-opdracht (mandaat van de Champion) op één A3 vel. 

Een project charter is geen project plan, immers binnen een project plan is al uitgestippeld welke oplossing toereikend is en uitgevoerd moet worden. Daarentegen is een Project charter een document om juist oplossingen te bedenken op basis van een probleem. Het uitgangspunt is dus anders.

Deze charter is dus het projectcontract tussen de opdrachtgever (de Champion) en de Lean 6 Sigma projectgroep. De Project charter is kort en het is een dynamisch document. Tijdens iedere fase van de DMAIC model maakt de Black Belt (of de Green Belt) een nieuwere versie.

De meeste net opgeleide Lean 6 Sigma Green of Black Belts staan, ook na het lezen van het bovenstaande, niet direct te trappelen om een project charter in te vullen. Veel liever gaan we gewoon aan de slag. Maar door het proces toch in kaart brengen, het op de werkvloer gaan kijken (go-to-the-gemba) en het brainstormen over problemen en grondoorzaken, zorgt ervoor dat jij en andere een goede inzicht krijgen in wat het de huidige situatie nu is of was, en vooral wat het in de toekomst zou moeten zijn. Vaak wordt dit ondersteunt met statistische weergave van de huidige weergave in Charts , denk bijvoorbeeld aan een Pareto analyse of een Control Chart, die kunnen onderbouwend zijn voor verder onderzoek naar de grondoorzaak of een basis voor het meten van de huidige voortgang en of verbeteringen waarneembaar zijn.

Het is dus ook ervaring opdoen van het maken van een Project charter, hoe vaker je deze op papier hebt ingevuld, hoe beter je hier in gaat worden.

Project charter
Voorbeeld van een Project charter

Project Charters hebben de volgende items

  • Project Title
  • Team structure
  • Problem Statement
  • Goal Statement
  • COPQ
  • VOC
  • Scope
  • Stakeholders
  • Project Plan
  • Statistische weergave van de huidige situatie

Bovenstaande lijst is wel het minimale, het kan per afdeling en / of bedrijf verschillen of er zijn aanvullende punten genoemd die mee worden genomen ten bate van de Project charter.

Project Charter bestaat uit minimaal 6 onderdelen

  1. Een probleemomschrijving in enkele zinnen.
  2. Een specifieke en meetbare doelstelling(en) van het eindresultaat.
  3. Een planning op de grote lijnen per DMAIC-fase.
  4. Een goed afgebakend project en procesafbakening.
  5. Een Business Case met de harde en zachte baten.
  6. De team-samenstelling (wie helpt mee voor hoeveel uur per week of fte-%).

De Project charter staat meestal niet in de top 10 Tools van meest populaire Lean 6 Sigma tools. Toch kan deze charter een toegevoegde waarde zijn binnen je Lean 6 Sigma project. Het document is te delen binnen de leden van je projectgroep en kan gevolgd worden in de voortgang.

3 factoren om rekening mee te houden

Project charter
Cyclus van een Project charter
  1. De poppetjes binnen een projectmanagement: wie heeft welke rol, wat is de scope, hoeveel tijd heeft iedereen beschikbaar en wat is de planning van de Project charter en wat zijn de eventuele kosten hiervan?
  2. Welke X’en zijn van invloed en pak je op om te verbeteren?  (ook wel project-Y’s genoemd).
  3. Wat is de inschatting van de te bereiken verbetering? Welke doelstelling is gekozen om prestatie Y met bijvoorbeeld x % te verbeteren. Zijn er andere procesprestaties (Y en Z) en wat zijn hun minimale waarde om op hetzelfde niveau blijven?

Een voorbeeld van een charter

Hier een voorbeeld van een Project charter met de minimale omschrijvingen wat erin moet staan.

  1. Probleemstelling: probleemstelling is kort bondig en duidelijk voor iedereen
  2. Doelstelling van de charter: draai het probleemstelling om naar een doel en maak het SMART
  3. Scope: het afbakenen van het project, het moet haalbaar zijn
  4. Business case: is het hart van de project charter met harde en zachte baten
  5. Planning: tijdsspanne van het project, maximaal 90 dagen
  6. Team: wie zijn de leden, welke rol(len) hebben zijn en hoeveel tijd hebben zij?
  7. Risico’s: breng de risico’s in kaart en bepaal de Go- No Go
  8. Stakeholders: doe een stakeholder analyse
  9. Handtekening van mandaat: plan je een Tollgate review meeting in met je opdrachtgever(s)

Een ervaren Belt kan een charter binnen één uur ingevuld hebben op basis van eerste en voldoende vooronderzoek. Tijdens je project ‘ update’ je je project charter voortdurend, maar behoudens in de Improve en Control fase van het DMAIC model. Na het vooronderzoek van de charter laat je individueel per teamlid project charter controleren en past de charter aan waar nodig. Zo breng je je team op een lijn weet iedereen aan welk probleem gewerkt moet worden met dezelfde doelstelling.

Iets meer lezen over het maken van een goede charter, klik dan op deze link

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *