Obeya is Japans voor ‘grote kamer’, maar wordt ook wel vergeleken met een war room of de brug van het schip. Zo’n kamer hangt vol met visueel overzichten in de vorm van feiten, plannen, acties, statistieken en verbeteringen waar aan gewerkt wordt. Door regelmatig aantal meetings in te organiseren, waar verschillende aandachtspunten behandeld worden en door conclusies te borgen middels acties en methoden wordt het Continuous Improvement stapsgewijs uitgevoerd. Zo kan binnen een Obeya room veel impact gecreëerd worden op de besturing van een bedrijfsonderdeel of een proces.
Obeya en Toyata met de Prius
Toen Toyata de Prius heeft ontwikkeld hebben zij een Obeya room gebruikt voor de besturing en de ontwikkeling om sneller en beter te beslissen en te communiceren. Ze kregen het industriegemiddelde voor het produceren van een nieuw auto-model omlaag van 36 naar 20 maanden. Door het plaatsten van een Obeya room toe te passen wil je op het gebied van bedrijfsvoering, samenwerking tussen afdelingen en in de keten de besluitvorming en communicatie in 1 ruimte, op 1 moment en direct met de juiste groep mensen bij elkaar te brengen.
Obeya en 5 tips
- Wees transparant
- Wees kort en bondig
- Eerst draaien dan verfraaien
- Bij elke meeting elke keer inhoudelijk beter
- Evalueer na afloop het proces
Wees transparant
Elke organisatie heeft transparantie nodig. In een Obeya room toon je de status van lopende processen, verbeterprojecten en de scores van de kritische prestatie indicatoren van een bedrijf ten opzichte van de verwachtingen. Het is gerelateerd aan een visie van de organisatie, de lange termijn doelstellingen en de jaardoelen etc… Daardoor zijn afwijkingen gelijk duidelijk en is inzichtelijk gemaakt welke impact deze afwijkingen hebben. Een kijkje in de Obeya room geeft dus overzicht in hoe de organisatie er nu voorstaat en welke acties het vergt om op koers te blijven. Maak hier geen geheim van als je alle medewerkers wilt motiveren, wees transparant.
Wees kort en bondig
Management en Managementteams worden blij van de in de Obeya room gemaakte efficiëntieslagen die behaald worden. Het voorkomt lange vergaderingen en het maken van vele rapportages. Managers en projectleiders informeren elkaar over de belangrijkste zaken, beslissingen worden sneller genomen. Overleg is dus kort en bondig. Deelnemers worden gevraagd de belangrijkste obstakels te benoemen en de relevante oorzaken te communiceren en met voorstellen te komen.
Eerst draaien, dan verfraaien
Perfectie binnen de Obeya room komt vanzelf, focus niet hierop maar op stap voor stap een betere versie van het voorgaande. Als je voor het eerst gaat werken met dit instrument zal het tenslotte niet mooi zijn, geef het de tijd. Focus op de dialoog en de inhoud hiervan. Het voordeel hiervan is dat je in de beginfase heel flexibel bent door je continue aan te passen. Als je eenmaal weet welke inhoud je nodig hebt, ga je dan pas druk maken over de vormgeving.
Bij elke meeting elke keer inhoudelijk beter
Om de Obeya room ook echt als cockpit binnen je organisatie te laten werken is het belangrijk dat na de eerste ontwerpfase snel aangepast kan worden. Is er een extra verbeterprogramma bijgekomen, zijn nieuwe prestatie indicatoren belangrijk geworden en oude niet meer, wil je iets anders visualiseren, pas het dan aan! Je coacht elkaar op beter de afwijkingen formuleren en sneller tot de oorzaken te komen. Om beter en sneller ter zake te komen en om op de belangrijke onderwerpen voor jouw bedrijf een kwetsbare en uiterst effectieve dialoog te voeren.
Evalueer na afloop het proces
Binnen een Obeya-run (zo noem je dit overleg) evalueer je vaak maar zonder in discussies te vallen, dus meteen processen en procedures evalueren. Wat ook werkt is het verzamelen van alle mogelijke ‘tips en tops’ aan het eind van de sessie. De procesleider van de Obeya is verantwoordelijk voor het oppakken van de verbeterpunten. Sindsdien is het overleg een stuk korter en leuker geworden.
Wil je meer lezen over Obeya? Hier een link waar Obeya verder uitgelegd wordt. Wil je meer weten over de basis Lean tools, kijk dan op Your Lean Guide.