Makigami

Makigami

Makigami is het Japanse woord voor ‘rol papier’ of ‘actie script’. Makagami is een weergave (visueel) van processen waar het product niet zichtbaar is. Je ziet het werk dat gedaan wordt niet of is beperkt zichtbaar. Dit komt omdat het fysieke product dat gemaakt wordt vanuit de werkvoorraden, de bottlenecks en verspillingen zijn lastig zichtbaar. Het is daarom een heel krachtig instrument om voorgestelde veranderingen in het proces logisch te maken voor alle betrokkenen

Makigami en Value Stream Map

De Makigami is een “paper en potlood” tool genoemd. Het proces waarop de tool wordt ingezet is belangrijker dan hoe hij eruitziet. Er zijn veel overeenkomsten met de Value Stream Map (VSM), maar onthoud en leer aan dat deze Tool toch net even anders is. Onthoudt ook dat een Makigami een visuele weergave in een Swimming Lane uitgebeeld wordt, je kan iets eenvoudigs maken in Excel of je kan bijvoorbeeld Visio of een van de vele andere tools gebruiken die dit kunnen. Swimming Lanes zijn meestal horizon of verticaal en er zijn daarop ook weer een of meerdere varianten…

Makigami – een voorbeeld

Bepaal en bekijk goed welke in jouw situatie het beste de processen kan weergeven die voor een groter publiek begrijpelijk en inzichtelijk maakt wat jij wilt zeggen.

Kenmerken van de Makigami zijn:

  • Een Makigami bevat een overzicht van de informatiestromen, de documentatie en de systemen die binnen de processtap(pen) worden gebruikt.
  • Processen zijn beschreven in swimming lanes, elke processtap is duidelijk voor diegene die hem uitvoert. Je dit eventueel aanvullen met een RACI-matrix. Hierin beschrijf je per processtap wie verantwoordelijk.
  • Per processtap worden de volgende tijden benoemt: doorlooptijd, bewerkingstijd en tijd waarin waarde wordt toegevoegd, zie ook de theorie van de TAKT time. De procesefficiëntie zal hierdoor duidelijk worden mee gegeven.
  • Maak per processtap een overzicht van geconstateerde knelpunten of verspillingen.

Makigami, de Do’s en de Dont’s

  • Stel de Makigami op met medewerkers die het werkproces door en door goed kennen.
  • Let erop dat je het werkelijke proces beschrijft, niet het proces zoals dat op papier bedacht is.
  • Houd rekening met de verschillende procesbeschrijvingen die je op kunt stellen:
    • Current state: hoe ziet het huidige proces eruit?
    • Ideal state: hoe ziet het ideale (gedroomde) proces eruit, zonder restricties in tijd en budget?
    • Future state: hoe ziet het proces eruit dat we nu (binnen de scope van het traject) gaan opleveren?
  • Plan voldoende tijd in. Het opstellen van een Makigami kost meer tijd dan je denkt! Je gaat met een groep betrokken medewerkers aan de slag over hun dagelijks werk en de ervaring leert dat het veel tijd kost om iedere processtap in detail te bespreken en vragen van collega’s hierover te beantwoorden.
  • Eventueel is het aan te raden om ook experts te betrekken zoals een Lean consultant. Deze kijkt op andere wijze naar het proces en begeleiden hiervan kan tot een verbeterde inspiratie leiden.