8 Stappen van Lean

De 8 Stappen van Lean is in elke organisatie van belang om beter en sneller van dienst te zijn om haar klanten die diensten en producten aan te bieden die voor een organisatie een voordeel kan geven ten opzichte van de concurrentie. Om de organisatie te leiden en zodanig te verbeteren vraagt tijd, concentratie, kennis en vooral vaardigheden van experts. Maar soms kan een simpel stappenplan ook werken, een daarvan is een veel gebruikte stappenplan van Lean. De 8 Stappen van Lean geven je een handvat waar je stap voor stap mee kan werken binnen je organisatie en is als volgt;

  1. Define Project Charter, VOC & VOB
  2. Data Collections plan
  3. Current State Value Stream Mapping
  4. Kaizen identification
  5. Future State Value Stream Mapping
  6. Kaizen Implementation
  7. Identifying Failure Modes (FMEA)
  8. Pre Post analysis and Control

Belang van de bovenstaande stappen is het van belang dat je een stukje theorie begrijpt van Deming, die de PDCA cirkel heeft bedacht. Het gebruik van de PDCA cirkel is een veel gebruikte methode binnen de ‘8 Stappen van Lean’, ook binnen 6 Sigma of andere programma’s zal Deming met zijn PDCA cirkel vaak terug komen. Soms kan het lastig zijn om de PDCA-cirkel rond te maken. Plannen en uitvoeren (Plan en Do) lukt meestal wel, maar aan controleren of je hebt gedaan wat is afgesproken (Check en Act) kom je vaak niet toe.

8 Stappen van Lean
8 Stappen van Lean

De 8 stappen van Lean met de PDCA cyclus van Deming volgt dus een gestructureerde manier van probleemoplossing binnen verbetertrajecten of om een enkel probleem te verbeteren.

De PDCA-cirkel volgens de Lean-methodiek bestaat uit een cirkel verdeeld in grofweg 4 vlakken te weten;

  • Plan: goed plannen is tijd nemen voor je probleem
  • Do: is de fase dat je de dingen doet wat in de Plan fase gedefinieerd is
  • Check: Nu komt het er op aan dat je controleert wat je had gepland in de Planfase ook terug komt in de Do -fase
  • Act: In deze laatste fase wordt bekeken of er nog iets niet helemaal goed gaat. Je kan dus corrigeren, dat wat je corrigeert komt terug in de Plan-fase

Van grof naar verfijning met PDCA

Hoe de PDCA-cirkel in 8 stappen te doorlopen:

Plan fase

  • Stap 1: formuleer het probleem of identificeer het proces. Om de kern door te dringen kun je hier bijvoorbeeld de 5 Why vragen methodiek gebruiken
  • Stap 2: breng de huidige situatie in beeld. Lean werkt veel met visualisatie, gebruik bijvoorbeeld de Fishbone techniek
  • Stap 3: formuleer de doelstelling. Gebruik daarbij de: wat, waar, wanneer, wie en hoe.
  • Stap 4: zorg dat je de grondoorzaken in beeld krijgt. Dat doe je door bijvoorbeeld de visgraat methode te gebruiken
  • Stap 5: bedenk welke (tegen)maatregelen je wilt gebruiken.

Do fase

  • Stap 6: en dan komt het erop aan! Nu ga je naar hartenlust experimenteren! Niet te lang wachten, niet eerst je plan tot in perfectie klaar willen hebben. Natuurlijk gaat het weleens mis. Geeft niets want van je fouten leer je. Je bekijkt je fout en past e.e.a. aan en kijkt of het zo beter gaat.

Check fase

  • Stap 7: controleren of je hebt bereikt wat je hebt afgesproken in de Planfase. Daartoe maak je je resultaten visueel. Gebruik wat je wilt gebruiken: dagstart, keek op de week, verbeterborden…. Hang het aan de muur door bijvoorbeeld gebruik te maken van een KANBAN waar iedereen dagelijks kan zien hoe de stand van zaken is. Gebruik ook hier de 5-times-why-methodiek of de visgraat methode. Spreek verbeteracties af en bepaal wie wat doet.

Act fase

  • Stap 8: en maak je nieuwe proces nu definitief. Toon aan dat de verbetering blijvend is. Gebruik bijvoorbeeld de 5S-methode. Standaardiseer over alle afdelingen en pas de procedures, protocollen ende eventuele SOP’s (standard operating procedure) aan.

Daarna pak je het volgende probleem weer aan. Je start gewoon weer bij ‘Plan’ en loopt de hele PDCA-cirkel door. Je kan het huidig proces of probleem opnieuw bekijken en verbeteren of je start een nieuw verbeterproject op. Kortom, voortdurend verbeteren binnen de organisatie is het motto binnen Lean!